Pravila o zasebnosti

IZJAVA O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV

V podjetju R.U.R., poslovno svetovanje in raziskovanje, d.o.o. (v nadaljevanju: “R.U.R.” ali “mi” ali “podjetje”), spoštujemo vašo pravico do zasebnosti in stremimo k najvišji stopnji varstva vaših osebnih podatkov, zato smo pri ponujanju naših storitev preko svoje spletne strani, preko elektronskih sporočil ali preko telefonskega kontaktiranja ter pri našem poslovanju in zagotavljanju storitev zavezani k delovanju v skladu z zakoni in drugimi predpisi, ki opredeljujejo varovanje osebnih podatkov, zlasti v skladu z vsakokrat veljavnima zakonoma, ki urejata varstvo osebnih podatkov in elektronske komunikacije ter v skladu s Splošno uredbo EU o varstvu osebnih podatkov (GDPR).

Namen te Izjave o varstvu osebnih podatkov je, da vas seznanimo z nameni, za katere bodo vaši osebni podatki pridobljeni in kako se bodo obdelovali ter z vašimi pravicami v zvezi s podatki, ki jih o vas hranimo.

Upravljavec osebnih podatkov

R.U.R., poslovno svetovanje in raziskovanje, d.o.o.

Groharjeva 4

1230 Domžale, Slovenija

M: +386 31 650 041

E: office@rur-svetovanje.com

W: www.rur-svetovanje.com

Kaj so osebni podatki?

Osebni podatki so informacije, ki vas neposredno ali posredno določajo kot posameznika, pri čemer »posredno« pomeni v kombinaciji z drugimi informacijami, npr. z vašim imenom, poštnim naslovom, e-poštnim naslovom, telefonsko številko, identifikacijsko številko, podatki o lokaciji ali drugimi identifikatorji.

Namen zbiranja vaših osebnih podatkov

Vaše osebne podatke potrebujemo:

– da lahko odgovorimo na vaše povpraševanje, ki ste ga oddali na naši spletni strani www.rur-svetovanje.com; v ta namen od vas zbiramo naslednje podatke: ime in priimek ali naziv, e-naslov in podatke o vsebini povpraševanja;

– za pripravo ponudbe, sklenitev pogodbe in izpolnjevanje svojih obveznosti iz pogodbenega razmerja; v ta namen od vas poleg identifikacijskih in kontaktnih podatkov pridobimo tudi podatke o transakcijskem računu in davčno številko;

– za komuniciranje (elektronsko, po pošti ali po telefonu), če ste se prijavili na dogodek (izobraževanje, konferenco). S prijavo na izobraževanje vpisane osebne podatke obdelujemo z namenom vodenja evidence udeležencev, komunikacije v zvezi s prijavo, potekom, vsebino in lokacijo dogodka, za pošiljanje gradiva ter obveščanje o tematikah, ki bi vas glede na vsebino dogodka utegnile zanimati.

Vsi osebni podatki, ki nam jih posredujete, bodo obravnavani zaupno in bodo uporabljeni zgolj v namene, za katere so bili posredovani. Če bo nastala potreba po nadaljnji obdelavi vaših podatkov za drug namen, vas bomo predhodno kontaktirali in zaprosili za vaše soglasje.

Če nam svojih osebnih podatkov ne želite posredovati, ne moremo odgovoriti na vaše povpraševanje, pripraviti ponudbe in z vami skleniti pogodbe ter izvesti storitve.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Podjetje zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

Vaše osebne podatke z namenom sklenitve pogodbe in zaradi izpolnjevanja svojih obveznosti iz pogodbenega razmerja obdelujemo v skladu z veljavno zakonodajo (npr. davčna zakonodaja, delovnopravna zakonodaja …)

obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

V okviru izvrševanja pogodbenih pravic in izpolnjevanja pogodbenih obveznosti podjetje obdeluje vaše osebne podatke za naslednje namene: za identifikacijo, pripravo ponudbe, sklenitev pogodbe, za zagotovitev naročenih storitev, obveščanje o morebitnih spremembah, dodatnih podrobnostih in navodilih za uporabo storitev, za reševanje morebitnih tehničnih težav, ugovorov ali reklamacij, obračunavanje storitev ter za druge namene, potrebne za izvajanje ali sklepanje pogodbenega razmerja med podjetjem in posameznikom.

Da bi vam zagotovili ustrezno sklenitev in izvajanje pogodbe, ki ste jo sklenili z upravljavcem, obdelujemo vse podatke, ki so za to potrebni. Predvsem so to naslednji podatki: vaši identifikacijski podatki, kontaktni podatki in podatki o vas kot o davčnem zavezancu: davčna številka, številka TRR in podobno.

obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov;

Tako lahko vaše osebne podatke (naslov prebivališča, e-mail, telefonsko številko), ki nam jih posredujete preko izpolnjenega kontaktnega obrazca na naši spletni strani, preko telefona ali navadne pošte, uporabimo tudi za obveščanje o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, konferencah in drugih vsebinah, ki bi vas utegnile zanimati, glede na vaše preteklo sodelovanje z nami. Obdelavi vaših osebnih podatkov za namene neposrednega trženja lahko kadarkoli ugovarjate.

Drugi zakoniti interesi lahko vključujejo še preprečevanje zlorab, uveljavljanje zahtevkov v upravnih in sodnih postopkih, varnost omrežja in informacij in podobno.

posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

Vaše osebne podatke lahko obdelujemo tudi na podlagi vašega izrecnega soglasja, ki ste nam ga podali za točno določene namene:

– naslov prebivališča, naslov elektronske pošte in telefonsko številko za namene obveščanja in komunikacije;

– fotografije, video posnetke in druge vsebine za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih podjetja (npr. objava slik na spletni strani podjetja);

– za druge namene, za katere ste se strinjali s privolitvijo.

Če ste podali soglasje za obdelavo vaših osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želite, lahko zahtevate prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na office@rur-svetovanje.com ali z redno pošto na naslov podjetja.

Umik oziroma sprememba soglasja se nanaša le na tiste osebne podatke, ki se obdelujejo na podlagi vašega izrecnega soglasja, pri čemer bomo upoštevali vaše zadnje veljavno soglasje. Možnost preklica soglasja ne predstavlja odstopnega upravičenja v veljavnem pogodbenem razmerju z nami.

obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Uporabniki in obdelovalci osebnih podatkov

Znotraj upravljavca imajo dostop do vaših osebnih podatkov le tisti zaposleni in pogodbeni sodelavci, za katere je to potrebno zaradi njihove funkcije ali delovnega mesta oziroma delovnih nalog.

Vaših osebnih podatkov ne posredujemo in ne omogočamo seznanitve z njimi tretjim osebam (izven upravljavca), razen tistim poslovnim partnerjem, ki imajo z nami sklenjeno pisno pogodbo, na podlagi katere izvajajo določena opravila v zvezi z obdelavo podatkov in so dolžni spoštovati zakonodajo glede obdelave in varstva osebnih podatkov (t.i. pogodbeni obdelovalci). Pogodbeni obdelovalci, ki jim posredujemo osebne podatke, so:

izvajalci e-poštnih storitev;
izvajalci računovodskih storitev;
izvajalci pravnega ter poslovnega svetovanja;
detektivske agencije;
soorganizatorji dogodkov (konferenc, izobraževanj);
izvajalci izvajanja plačilnih transakcij;
izvajalci storitev vzdrževanja IT opreme;
izvajalci oz. skrbniki orodij, ki se uporabljajo za urejanje spletnih strani in izvajanje marketinških aktivnosti.

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru naših navodil in pooblastil in jih ne smejo obdelovati za lastne namene. Skupaj s svojimi zaposlenimi so zavezani k varovanju zaupnosti vaših osebnih podatkov.

Pogodbeni obdelovalci osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein).

Vaše osebne podatke pa lahko razkrijemo tretjim osebam, npr. policiji ali drugim državnim organom, če se nanašajo na kazenske preiskave ali če smo iz drugega razloga dolžni razkriti takšne podatke po zakonu ali odločitvi državnega organa.

Iznos podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije

Zbirke osebnih podatkov hranimo na območju Evropske unije ter jih praviloma ne iznašamo v tretje države. V kolikor bomo vaše osebne podatke iznesli v tretje države, bomo to storili po skrbnem pregledu pravnih podlag in zaščitnih ukrepov, ki jih upošteva ta tretja država (zavezujoča pravila, kodeksi ravnanja, standardne pogodbene klavzule in podobni drugi mehanizmi).

Vsak prenos osebnih podatkov v tretje države bo upravljavec skladno z načelom odgovornosti izvedel s skrbnim premislekom in s potrebno stopnjo previdnosti..

Obdobje hrambe osebnih podatkov

Podjetje bo hranilo osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. Če se osebni podatki obdelujejo na podlagi zakona, jih bo hranilo za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za čas sodelovanja s podjetjem, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno.

Osebni podatki, obdelani na podlagi sklepanja ali izvajanja pogodbe, se lahko za namen izpolnjevanja pogodbenih obveznosti hranijo, dokler je to nujno za sklenitev oziroma izvajanje pogodbe in uveljavljanje pravic in obveznosti iz sklenjene pogodbe oziroma do poteka zakonsko določenega roka za uveljavljanje pravnega varstva pogodbenih strank (od enega do petih let).

Izdane račune hranimo še 10 let po poteku leta, na katerega se račun nanaša, kar je skladno z določili zakona, ki ureja davek na dodano vrednost.

Tiste osebne podatke, ki jih podjetje obdeluje na podlagi osebne privolitve posameznika ali zakonitega interesa, bo podjetje hranilo do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu preklica soglasja ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v enem mesecu. Podjetje lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Po preteku roka hrambe osebne podatke učinkovito izbrišemo ali anonimiziramo, kar pomeni, da jih obdelamo na tak način, da jih nikakor ni več mogoče povezati z vami.

Način varovanja osebnih podatkov

Podjetje R.U.R. skrbno varuje vaše osebne podatke in je v ta namen uvedlo ustrezne tehnične in organizacijske varnostne ukrepe za njihovo zaščito pred nenamernim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem ter nepooblaščenim razkritjem ali dostopom do vaših osebnih podatkov, ki so bili preneseni, shranjeni ali kako drugače obdelani.

Avtomatiziran sprejem odločitev

V našem podjetju vse odločitve v zvezi s pogodbenimi razmerji in druge odločitve s pravnimi ali sorodnimi učinki sprejemajo naši zaposleni ob ustrezni informacijski podpori.

Vaše pravice v zvezi z osebnimi podatki

Ustava RS ter veljavni evropski in slovenski predpisi vam zagotavljajo vrsto pravic glede zasebnosti in varstva osebnih podatkov, med katerimi še posebej izpostavljamo sledeče:

pravica do obveščenosti o obdelavi vaših osebnih podatkov (besedilo, ki ga berete, šteje kot del izvajanja te vaše pravice);
pravica do dostopa do osebnih podatkov pomeni, da imate pravico od podjetja R.U.R., d.o.o., kot upravljavca, zahtevati informacijo o tem ali se v zvezi z vami obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, pridobiti dostop do svojih osebnih podatkov in dodatnih informacij (nameni obdelav, vrste podatkov, uporabniki podatkov, obstoj pravic in informacija o možnosti pritožbe, viri podatkov, morebitno avtomatizirano odločanje ali posebno profiliranje);
pravica, da vam zagotovimo kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo, če za to obstaja zakoniti interes;
pravica do popravka vam omogoča, da na vašo zahtevo brez nepotrebnega odlašanja popravimo netočne osebne podatke v zvezi z vami; ob upoštevanju namenov obdelave imate tudi pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave;
pravica do izbrisa, imenovana tudi »pravica do pozabe«, vam daje upravičenost, da brez nepotrebnega odlašanja izbrišemo osebne podatke v zvezi z vami, če so izpolnjeni predpisani pogoji (obdelava ni več potrebna, preklic privolitve in neobstoj druge pravne podlage, utemeljen ugovor, nezakonita obdelava, izbris zahtevajo veljavni predpisi in podobno);
pravica do omejitve obdelave pomeni pravico, da dosežete, da omejimo obdelavo vaših podatkov, če oporekate točnosti podatkov, ali če ste vložili ugovor, ali če je obdelava nezakonita, ali če obdelava ni več potrebna za upravljavca, temveč za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo vaših pravnih zahtevkov;
pravica do obveščenosti v zvezi s popravkom, izbrisom ali omejitvijo obdelave vaših osebnih podatkov, v kolikor so bili ti podatki posredovani drugemu uporabniku, razen če se to izkaže za nemogoče ali vključuje nesorazmeren napor;
pravica do prenosljivosti pomeni pravico, da prejmete osebne podatke v zvezi z vami, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki (velja za podatke, ki se jih obdeluje avtomatizirano na podlagi privolitve ali pogodbenega razmerja);
pravica do ugovora pomeni, da lahko proti nekaterim vrstam obdelav vaših osebnih podatkov (zakoniti interesi upravljavca, nameni trženja) kadarkoli ugovarjate, upravljavec pa mora dokazati zakonite interese za obdelavo oziroma prenehati z obdelavo (v primeru neposrednega trženja, vključno z oblikovanjem profila, če je to povezano s takšnim neposrednim trženjem, lahko vedno ugovarjate, s čimer boste jasno in nedvoumno seznanjeni), razen v redkih primerih upravičenih izjem, če izkažemo, da imamo nujne legitimne razloge za njihovo obdelavo, ki prevladujejo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, oziroma da jih potrebujemo za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
pravica glede samodejne obdelave in profiliranja pomeni, da za vas ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov, ki ima pravne ali podobne učinke v zvezi z vami, če ni to nujno potrebno, predpisano ali če v to ne privolite;
kadar vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi vaše privolitve, lahko kadarkoli začasno ali trajno prekličete podano privolitev. V tem primeru vaš preklic velja za naprej in ne vpliva na obdelave, ki so bile izvedene do preklica

Informacije o ukrepih, povezanih z obdelavo vaših osebnih podatkov, sprejetih na vašo zahtevo, v skladu s členi 15 do 22 GDPR, bomo zagotovili brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. Izjemoma se lahko ta rok po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev. V takem primeru vas bomo obvestili v enem mesecu po prejemu zahteve in navedli razloge za zamudo. Če boste zahtevo predložili z elektronskimi sredstvi, bomo informacije, kadar je mogoče, zagotovili z elektronskimi sredstvi, razen če ne boste zahtevali drugače.

Če bi prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov in kadar je verjetno, da bi kršitev povzročila veliko tveganje za vaše pravice in svoboščine, vas bomo brez nepotrebnega odlašanja obvestili, da je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov.

Pristojni državni organ za obravnavo kršitev predpisov o varstvu osebnih podatkov je Informacijski pooblaščenec RS, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, telefon: 01 230 97 30, e-pošta: gp.ip@ip-rs.si.

Pri uveljavljanju vseh vaših pravic ali pri pridobivanju dodatnih informacij smo vam na voljo preko elektronske pošte: office@rur-svetovanje.com ali po telefonu +386 31 650 041.

Pogoji varstva osebnih podatkov upravljavca so stalno dostopni na sedežu podjetja in na spletni strani www.rur-svetovanje.com, zadnjič posodobljeni 20.12. 2022. Ob morebitnih spremembah pogojev bodo le-ti objavljeni na naši spletni strani.

R.U.R., d.o.o.